Política de protección y tratamiento de datos personales

Fecha de aprobación: 7 de septiembre de 2026

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE QUANTIAMAS S.A.S.

ÍNDICE GENERAL

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO

III. ALCANCE

IV. MARCO NORMATIVO

V. DEFINICIONES

VI. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

IX. CANALES DE ACCESO

X. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

XI. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS

XII. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS POR QUANTIAMAS

XIII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

XIV. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

XV. TIEMPO DE ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS

XVI. DEBERES DE QUANTIAMAS

XVII. MEDIDAS DE SEGURIDAD

XVIII. VIGENCIA

I. Introducción

QUANTIAMAS S.A.S., en adelante QUANTIAMAS, es una sociedad comercial identificada con NIT 901972084-7, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia, ubicada en la Calle 52 47 28 Local 101. Su objeto social comprende, entre otras actividades, la compraventa, transformación, diseño, fabricación, restauración, reparación, importación, exportación, distribución y comercialización de joyas, piedras preciosas y semipreciosas, así como la organización de eventos comerciales, la capacitación y la investigación relacionada con el sector joyero.

En cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, especialmente el Decreto 1074 de 2015, QUANTIAMAS adopta la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales. Su finalidad es garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de clientes, usuarios, proveedores, trabajadores, contratistas, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean recolectados o tratados por la sociedad. La Ley 1581 de 2012 define, entre otros aspectos, los conceptos de autorización, dato personal, responsable, encargado, titular y tratamiento, y establece el régimen general de protección de datos personales.

Para efectos de esta política, QUANTIAMAS podrá actuar como responsable del tratamiento cuando decida sobre la base de datos o sobre el tratamiento de la información, y como Encargada cuando trate datos personales por cuenta de un tercero responsable.

II. Objetivo

La presente política establece los lineamientos, prácticas, procedimientos y mecanismos adoptados por QUANTIAMAS para garantizar la protección, seguridad y adecuado tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos o suprimidos en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales y contractuales.

III. Alcance

Esta política se aplica a todas las bases de datos y archivos que se encuentren bajo la custodia de QUANTIAMAS, ya sea en calidad de responsable o de encargada del tratamiento, y a todas las personas que intervengan en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación o supresión de datos personales.

También se aplica a los terceros que actúen por cuenta de QUANTIAMAS y que, en virtud de una relación contractual o comercial, tengan acceso a datos personales tratados por la sociedad.

IV. Marco normativo

El tratamiento de datos personales se regirá, entre otras, por las siguientes disposiciones, así como por las que las modifiquen, adicionen o sustituyan:

• Constitución Política de Colombia, especialmente los artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, en lo que resulte aplicable y en las disposiciones compiladas por el Decreto 1074 de 2015.
• Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan la protección y el tratamiento de datos personales.
• Ley 1266 de 2008, cuando el tratamiento corresponda al régimen especial de información financiera, crediticia, comercial, de servicios o proveniente de terceros países.
• Ley 1273 de 2009, en lo que resulte aplicable a la protección de la información y de los datos personales.
• Las instrucciones, circulares y demás actos de la Superintendencia de Industria y Comercio aplicables a QUANTIAMAS, incluida la Guía para la implementación del Principio de la Responsabilidad Demostrada.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, relacionada con el hábeas data.
• Las demás decisiones de la Corte Constitucional relacionadas con el derecho fundamental al hábeas data y la protección de la intimidad, el buen nombre y la información personal.

V. Definiciones

Para la interpretación de esta política se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se informa la existencia de la política de tratamiento, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento que se pretende realizar.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público, cuando puedan estar contenidos en registros, documentos, gacetas o boletines oficiales y no estén sometidos a reserva.

Los datos corporativos que tengan naturaleza pública se tratarán como datos de carácter público, conforme a la ley.

Dato privado: dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, es relevante únicamente para el Titular.

Dato semiprivado: dato personal que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al Titular y a determinado sector de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, la salud, la vida sexual, los datos biométricos y los datos capturados mediante sistemas de videovigilancia, cuando tengan esa naturaleza.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento, como heredero o legatario.

Custodio de las bases de datos: persona natural que, dentro de QUANTIAMAS, realiza actividades de Tratamiento de las bases de datos personales o tiene su custodia.

Finalidad: propósito legítimo, específico, explícito y previamente informado para el cual se recolectan y tratan los datos personales.

Hábeas data: derecho fundamental que permite al Titular conocer, actualizar, rectificar y, cuando proceda, solicitar la supresión de sus datos personales, así como ejercer los demás derechos previstos en la Constitución y la ley.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. En el contexto de esta política pueden ser clientes, usuarios, trabajadores, candidatos, proveedores, contratistas, visitantes o cualquier otra persona natural relacionada con QUANTIAMAS.

Transferencia: operación mediante la cual el responsable o Encargado ubicado en Colombia envía datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, consulta, rectificación o supresión.

Consulta: solicitud del Titular o de las personas autorizadas por este o por la ley para acceder a la información personal que repose en las bases de datos o archivos de QUANTIAMAS.

Queja o reclamo: solicitud o manifestación de inconformidad del Titular, sus causahabientes o las personas legitimadas por la ley, encaminada a corregir, actualizar o suprimir información, o a poner en conocimiento un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la normativa de protección de datos personales.

VI. Principios rectores para el tratamiento de datos personales

QUANTIAMAS garantiza la protección del hábeas data, la intimidad, el buen nombre y los demás derechos relacionados con el tratamiento de información personal. El tratamiento se desarrollará conforme a la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia, y con sujeción a los siguientes principios:

• Principio de legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada y se sujetará a la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones aplicables.
• Principio de finalidad: el Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al Titular.
• Principio de libertad: el Tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Principio de veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: el Titular podrá obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan y sobre el Tratamiento realizado.
• Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos, la ley y la Constitución. El acceso se permitirá únicamente a las personas autorizadas o legitimadas.
• Principio de seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento de datos no públicos deberán mantener la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con las actividades de Tratamiento.
• Principio de temporalidad: los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada o mientras exista un deber legal o contractual de conservación.
• Principio de responsabilidad demostrada: QUANTIAMAS implementará medidas, procedimientos y controles razonables para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades y con los riesgos del Tratamiento.

VII. Autorización y consentimiento del Titular

Salvo las excepciones previstas en la ley, QUANTIAMAS solicitará al Titular autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus datos personales. La autorización se obtendrá por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluidos formularios físicos o electrónicos, mensajes de datos, contratos, mecanismos de aceptación en canales digitales, registros de atención, grabaciones autorizadas u otros medios idóneos.

La autorización deberá permitir establecer, como mínimo:

• Que fue otorgada antes del Tratamiento, salvo una excepción legal.
• Que el Titular conoció las finalidades específicas del Tratamiento.
• Que el Titular fue informado de sus derechos y de los canales para ejercerlos.
• Que existe evidencia de la fecha, medio y contenido de la autorización.

La autorización no será necesaria en los casos expresamente previstos en la ley, entre ellos:

• Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• En casos de urgencia médica o sanitaria.
• Cuando el Tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

La autorización también podrá obtenerse mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento para el Tratamiento, siempre que la conducta, la finalidad y la evidencia correspondiente puedan ser verificadas y no exista una exigencia legal de autorización expresa.

QUANTIAMAS conservará la prueba de la autorización y adoptará mecanismos razonables para identificar cuándo, cómo y por qué medio fue obtenida.

El Titular podrá revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos mediante un reclamo, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o una razón legítima que impida la supresión inmediata. La solicitud podrá presentarse a través de los canales indicados en esta política. La revocatoria y la supresión se tramitarán conforme a la ley.

VIII. Derechos de los Titulares

Los Titulares podrán ejercer, de manera gratuita y conforme a la ley, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicho requisito.
• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que QUANTIAMAS ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos ante QUANTIAMAS.
• Solicitar la revocatoria de la autorización y la supresión de los datos cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales, en los términos establecidos por la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas aplicables.
• Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o con datos de niños, niñas y adolescentes, cuando la entrega de la información no sea indispensable y legalmente procedente.
• Oponerse al Tratamiento de sus datos personales cuando proceda legalmente.
• Ser informado sobre el uso y Tratamiento de sus datos personales, así como sobre las modificaciones y actualizaciones de esta política, las medidas de seguridad y las finalidades aplicables.

El ejercicio de estos derechos deberá realizarse por el Titular, sus causahabientes, representantes legales o apoderados debidamente acreditados. Los derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización y presentar quejas están previstos en la Ley 1581 de 2012.

IX. Canales de acceso

El responsable del Tratamiento es QUANTIAMAS S.A.S., identificada con NIT 901972084-7, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia.

• Dirección física: Calle 52 47 28 Local 101, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Correo electrónico: [email protected].
• Teléfonos: 314 297 2973 y 300 528 2237.

Las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás comunicaciones relacionadas con el Tratamiento de datos personales deberán dirigirse a QUANTIAMAS, indicando en el asunto: Protección de datos personales.

X. Procedimiento legal para consultas, quejas y reclamos

1. Consultas

El Titular, sus causahabientes, representantes legales o apoderados podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos o archivos de QUANTIAMAS.

La solicitud deberá contener:

• Nombre e identificación del Titular.
• Descripción clara de la consulta.
• Dirección física o electrónica y demás datos de contacto para recibir la respuesta.
• Cuando actúe un tercero, los documentos que acrediten su calidad de causahabiente, representante legal o apoderado.
• Los documentos adicionales que el solicitante considere pertinentes.

Cuando la solicitud esté incompleta, QUANTIAMAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. La consulta será atendida dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Si no fuere posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

El Titular podrá consultar gratuitamente sus datos personales al menos una vez por cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas. Para consultas con una periodicidad mayor, QUANTIAMAS podrá cobrar únicamente los gastos de envío, reproducción y, cuando corresponda, certificación, sin que los costos de reproducción superen los costos de recuperación del material, conforme a la ley.

2. Reclamos

El Titular, sus causahabientes, representantes legales o apoderados podrán presentar reclamos cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de las obligaciones legales.

El reclamo deberá contener:

• Nombre e identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Petición concreta de corrección, actualización, supresión, revocatoria o explicación.
• Dirección física o electrónica y demás datos de contacto.
• Documentos y pruebas que se quieran hacer valer.
• Cuando actúe un tercero, los documentos que acrediten su calidad.

Si el reclamo está incompleto, QUANTIAMAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante complete la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando el reclamo esté completo, QUANTIAMAS incorporará en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo de este, dentro del término legal aplicable. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Si QUANTIAMAS no es competente para resolver la solicitud, dará traslado a quien corresponda dentro del término legal e informará de ello al interesado, cuando sea procedente. Los mecanismos de consulta, reclamo, revocatoria y supresión serán gratuitos y de fácil acceso, sin perjuicio de los costos legalmente permitidos por reproducción, envío o certificación.

XI. Forma de recolectar los datos

QUANTIAMAS podrá recolectar datos personales, según la naturaleza de la relación con el Titular, por los siguientes medios:

• Formularios físicos o electrónicos.
• Intercambio de correos electrónicos.
• Llamadas telefónicas y canales de mensajería autorizados.
• Procesos de compra, facturación, garantía, servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos.
• Contratos comerciales, laborales, civiles o de prestación de servicios.
• Hojas de vida y procesos de selección.
• Eventos, ferias, capacitaciones y actividades comerciales.
• Cámaras o sistemas de videovigilancia instalados en los establecimientos, cuando sean legalmente procedentes.
• Redes sociales, aplicaciones, sitios web o plataformas digitales que QUANTIAMAS habilite.
• Proveedores, contratistas, aliados o terceros autorizados, siempre que la recolección y comunicación sean compatibles con la ley y con las finalidades informadas.

La recolección se limitará a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad informada. No se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar datos personales.

Cookies y tecnologías similares

Cuando QUANTIAMAS habilite un sitio web, aplicación o canal digital que utilice cookies o tecnologías similares, podrá recolectar información técnica y de navegación, como dirección IP, tipo de navegador, idioma, tiempos de acceso, páginas visitadas, vínculos consultados y preferencias de navegación, de acuerdo con la configuración del canal y con la información suministrada al usuario.

El usuario podrá administrar o rechazar las cookies mediante la configuración de su navegador o mediante los mecanismos que se habiliten en el canal digital. Algunas funcionalidades podrían verse limitadas cuando se desactiven determinadas cookies.

Redes sociales y plataformas de terceros

Cuando el Titular interactúe con perfiles, páginas, aplicaciones o plataformas de terceros, el tratamiento realizado por esos terceros se regirá por sus propias políticas de privacidad. QUANTIAMAS tratará únicamente la información que reciba legítimamente y para las finalidades informadas o autorizadas.

XII. Datos personales recolectados por QUANTIAMAS

Según la relación con el Titular y la finalidad del Tratamiento, QUANTIAMAS podrá recolectar las siguientes categorías de datos, siempre que sean pertinentes y legalmente procedentes:

• Datos de identificación y contacto, como nombre, documento de identificación, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos relacionados con compras, productos, garantías, solicitudes, preferencias y servicio al cliente.
• Datos de facturación, información comercial, contractual y de proveedores.
• Datos laborales, académicos, profesionales, de seguridad social y de contacto de emergencia.
• Imágenes, videos o registros de voz obtenidos en actividades de atención, seguridad, eventos o comunicaciones, cuando corresponda.
• Datos técnicos y de navegación generados por el uso de canales digitales.
• Datos sensibles, únicamente cuando exista una base legal y sean necesarios para una finalidad específica.

La información podrá ser suministrada directamente por el Titular mediante formularios, comunicaciones, contratos, compras o interacciones con QUANTIAMAS, o podrá ser obtenida indirectamente a través de los canales y herramientas autorizados para la operación. Cuando proceda de terceros, su recolección y comunicación deberán ser legítimas, compatibles con la finalidad informada y ajustadas a la normativa aplicable.

Los datos de trabajadores, candidatos o contratistas podrán incluir información relacionada con su hoja de vida, formación, experiencia, afiliaciones al sistema de seguridad social, información laboral, contacto de emergencia, prevención de riesgos laborales y demás información necesaria para cumplir obligaciones legales o contractuales. Cuando se trate de datos de salud u otros datos sensibles, se aplicarán las reglas especiales de esta política.

QUANTIAMAS no recolectará datos personales que no sean necesarios, pertinentes o adecuados para las finalidades informadas.

XIII. Finalidades del tratamiento de los datos

QUANTIAMAS tratará los datos personales para las siguientes finalidades, según el tipo de Titular:

1. Clientes y usuarios

• Gestionar solicitudes de información, cotizaciones, compras, reservas, pedidos, entregas, pagos, garantías y servicio posventa.
• Mantener y administrar la relación comercial.
• Contactar al Titular para prestar asesoría sobre productos y servicios relacionados con el objeto social.
• Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos.
• Emitir facturas, soportes contables y documentos comerciales.
• Realizar controles de calidad, garantía, mantenimiento, reparación y restauración de productos.
• Prevenir, detectar y gestionar fraudes, suplantaciones, abusos o usos indebidos de los canales de QUANTIAMAS.
• Realizar encuestas de satisfacción y actividades de servicio al cliente.
• Invitar a eventos, ferias, capacitaciones, exposiciones y actividades comerciales.
• Enviar información comercial, publicitaria o promocional, cuando exista autorización o una base legal aplicable.
• Realizar segmentación de mercados y análisis de preferencias, de acuerdo con la autorización y los límites legales.
• Gestionar listas de deseos, registros de usuarios y preferencias, cuando esos servicios sean habilitados.
• Crear y administrar cuentas de usuario, brindar soporte sobre los canales digitales y gestionar listas de deseos, cuando esos servicios sean habilitados.
• Confirmar la identidad del Titular, procesar pedidos y mantenerlo informado sobre su estado, cuando corresponda.
• Notificar cambios en las políticas, términos y condiciones o servicios de QUANTIAMAS.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, administrativas, contractuales y comerciales.
• Presentar información a autoridades administrativas o judiciales cuando exista un deber legal o una orden competente.
• Transmitir datos a proveedores y Encargados que apoyen la operación, facturación, logística, tecnología, atención al cliente, comunicaciones, seguridad o prestación de servicios.
• Conservar la información durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, las obligaciones legales y la defensa de derechos.

2. Trabajadores, candidatos y contratistas

• Adelantar procesos de selección, vinculación, contratación, administración de personal y terminación de la relación.
• Gestionar nómina, pagos, prestaciones sociales, seguridad social, pensiones, riesgos laborales y obligaciones tributarias.
• Administrar formación, capacitación, evaluación, bienestar, desarrollo y promoción del personal.
• Gestionar ausencias, incapacidades, accidentes, prevención de riesgos y obligaciones de seguridad y salud en el trabajo.
• Contactar a una persona autorizada en casos de emergencia.
• Cumplir obligaciones laborales, legales, contractuales, contables y administrativas.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Controlar el acceso y proteger la seguridad de personas, bienes, instalaciones y sistemas mediante mecanismos legalmente procedentes.
• Gestionar procesos disciplinarios, investigaciones internas y cumplimiento de políticas corporativas.
• Realizar transferencias o transmisiones a proveedores, asesores, aseguradoras, entidades de seguridad social y demás Encargados que apoyen la gestión laboral, dentro de los límites legales.

3. Proveedores y aliados comerciales

• Registrar, evaluar y administrar proveedores, contratistas y aliados.
• Solicitar y gestionar ofertas, cotizaciones, órdenes de compra, contratos, facturas y pagos.
• Verificar información comercial, contractual y de contacto.
• Prevenir y gestionar fraudes, conflictos de interés y riesgos asociados a la contratación.
• Cumplir obligaciones contables, fiscales, administrativas, legales y contractuales.
• Administrar relaciones comerciales y conservar históricos de contratación.
• Comunicar datos a Encargados o proveedores que apoyen la operación de QUANTIAMAS.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

4. Visitantes y usuarios de videovigilancia

• Proteger la seguridad de los visitantes, trabajadores, clientes, proveedores e instalaciones.
• Prevenir, detectar y documentar incidentes de seguridad, fraude, pérdida o daño.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.

Para finalidades distintas o incompatibles con las aquí descritas, QUANTIAMAS solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular cuando ello sea exigible.

XIV. Tratamiento de datos sensibles

QUANTIAMAS evitará recolectar o tratar datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios, exista una base legal y se informe de manera clara la finalidad específica. El tratamiento de datos sensibles está restringido por la Ley 1581 de 2012 y solo procede en las excepciones previstas por la ley.

Cuando sea procedente tratar datos sensibles, QUANTIAMAS:

• Informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento, salvo que exista una obligación legal aplicable.
• Indicará cuáles datos son sensibles y para qué finalidades serán tratados.
• Solicitará autorización explícita cuando sea necesaria.
• Aplicará medidas reforzadas de seguridad, acceso restringido y confidencialidad.
• No condicionará una actividad a la entrega de datos sensibles cuando esa entrega no sea indispensable y legalmente procedente.

Podrán tratarse datos relacionados con salud, seguridad social, riesgos laborales o información biométrica cuando sean necesarios para cumplir obligaciones laborales, de seguridad, contractuales o legales. Las preguntas sobre datos sensibles serán facultativas, salvo que exista una obligación legal específica o que el dato sea indispensable para ejecutar una finalidad legítima y previamente informada.

Las imágenes, videos y registros de voz obtenidos mediante videovigilancia serán tratados exclusivamente para fines de seguridad, prevención de incidentes, control de acceso, protección de personas y bienes, atención de requerimientos de autoridades y defensa de derechos.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

QUANTIAMAS no tratará datos personales de niños, niñas o adolescentes salvo cuando el Tratamiento sea necesario, respete sus derechos fundamentales, responda a una finalidad legítima y se obtenga la autorización de quien esté facultado para otorgarla, cuando sea exigible.

En todos los casos se tendrá en cuenta el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales. La información se limitará a la estrictamente necesaria para la finalidad informada.

XV. Tiempo de almacenamiento de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la relación comercial, laboral o contractual, atender solicitudes, cumplir obligaciones legales, contables, fiscales o administrativas, y ejercer o defender derechos.

Cuando exista una obligación legal o contractual de conservación, los datos se mantendrán durante el término aplicable. En caso de litigio, investigación, reclamación o actuación administrativa o judicial, podrán conservarse hasta la terminación definitiva de la actuación y durante el tiempo necesario para atender sus efectos.

Cuando se trate de libros y papeles del comerciante, la información se conservará durante el término legal aplicable, incluido el plazo de diez (10) años previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, cuando dicha disposición resulte aplicable.

Una vez se cumplan las finalidades y no exista un deber legal, contractual o una razón legítima para conservar los datos, QUANTIAMAS procederá a su supresión, anonimización o bloqueo, de acuerdo con sus procedimientos internos y con la normativa aplicable.

XVI. Deberes de QUANTIAMAS

1. Como responsable del Tratamiento

QUANTIAMAS cumplirá, entre otros, los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del hábeas data.
• Solicitar y conservar la prueba de la autorización, cuando sea necesaria.
• Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y sobre sus derechos.
• Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Mantener la información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando proceda.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten incidentes o violaciones de seguridad que deban ser reportados.
• Garantizar que el Tratamiento sea realizado por personas autorizadas o por quienes tengan funciones relacionadas con él.
• Adoptar medidas especiales para la protección de datos de niños, niñas y adolescentes.
• Respetar la confidencialidad de la información, incluso después de terminada la relación con trabajadores, contratistas o Encargados.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de poner datos personales no públicos a disposición a través de Internet u otros medios masivos, salvo que exista autorización, una excepción legal o medidas técnicas que restrinjan el acceso a las personas autorizadas.
• Informar a trabajadores, contratistas y terceros Encargados sus obligaciones en materia de Tratamiento mediante medidas de formación, capacitación o comunicación.
• Tratar como confidencial todo dato personal que no sea público, incluso después de terminada la relación contractual o laboral con el Titular o con quienes intervengan en el Tratamiento.

2. Como Encargada del Tratamiento

Cuando trate datos personales por cuenta de un tercero Responsable, QUANTIAMAS deberá:

• Tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable y a la finalidad autorizada.
• Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
• Permitir el acceso únicamente a las personas autorizadas.
• Tramitar consultas y reclamos de acuerdo con las instrucciones del responsable y la ley.
• Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando el responsable lo solicite y sea procedente.
• Informar al responsable sobre incidentes de seguridad o situaciones que puedan afectar la información.
• Abstenerse de utilizar los datos para finalidades propias no autorizadas.
• Devolver, suprimir, anonimizar o conservar la información según las instrucciones del responsable y las obligaciones legales aplicables.
• Cumplir los requerimientos de la autoridad de protección de datos.
• Actualizar la información reportada por el responsable dentro del término legal o contractual aplicable.
• Verificar, conforme a las instrucciones recibidas, que el responsable cuente con las autorizaciones necesarias.
• Registrar las leyendas de “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando corresponda conforme a la ley y a las instrucciones del responsable.
• Abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.

3. Cuando utiliza Encargados

Cuando contrate Encargados, QUANTIAMAS procurará que los contratos o instrumentos aplicables definan el alcance del Tratamiento, las finalidades, las obligaciones de confidencialidad, las medidas de seguridad, la atención de derechos y las reglas sobre transmisión o transferencia de datos. Los datos suministrados al Encargado deberán ser pertinentes para la finalidad autorizada y mantenerse bajo condiciones de seguridad y privacidad adecuadas.

XVII. Medidas de seguridad

QUANTIAMAS implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos identificados, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, gestión de usuarios y permisos, compromisos de confidencialidad, respaldo y recuperación, capacitación, gestión de incidentes, controles sobre proveedores, protección física de archivos, seguridad de equipos y revisión periódica de los procedimientos.

El acceso a los datos personales se limitará a los trabajadores, contratistas, asesores, proveedores y Encargados que necesiten conocerlos para cumplir funciones autorizadas. Toda persona que intervenga en el Tratamiento deberá preservar la confidencialidad de la información.

Transferencias y transmisiones nacionales o internacionales

QUANTIAMAS podrá realizar transferencias o transmisiones nacionales o internacionales de datos personales cuando sean necesarias para la prestación de servicios, la operación comercial, la gestión tecnológica, logística, contable, administrativa, laboral, de seguridad o de atención al cliente, siempre que exista una base legal y se cumplan los requisitos aplicables.

Cuando corresponda, QUANTIAMAS suscribirá acuerdos o incorporará cláusulas que regulen el Tratamiento, la confidencialidad, la seguridad, las finalidades, la atención de derechos y la devolución o supresión de la información. Las transferencias a terceros responsables y las transmisiones a Encargados se realizarán conforme a la legislación colombiana aplicable.

XVIII. Vigencia

La presente política rige a partir de marzo de 2021 y reemplaza cualquier documento anterior de QUANTIAMAS sobre la misma materia, salvo que se indique expresamente lo contrario.

QUANTIAMAS podrá modificar esta política cuando sea necesario para actualizar sus finalidades, procedimientos, canales, medidas de seguridad, actividades o requisitos legales. Los cambios sustanciales serán informados por los medios razonables disponibles y, cuando sea necesario, se solicitará una nueva autorización.

Nota. La política será revisada al menos una vez al año para verificar que las finalidades, los canales de atención, las medidas de seguridad y los procedimientos se mantengan actualizados.

• Responsable: QUANTIAMAS S.A.S.
• NIT: 901972084-7
• Dirección: Calle 52 47 28 Local 101, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Correo de atención de protección de datos: [email protected].
• Teléfonos: 314 297 2973 y 300 528 2237.

Aprobó

REPRESENTANTE LEGAL

QUANTIAMAS S.A.S.

Elaborado por:

GUSTAVO ALEJANDRO BERRIO MONCADA

Abogado

Especializado en Derecho Administrativo.

Especializado en Contratación Estatal.

Especializado en Derecho laboral.

Especializado en Responsabilidad contractual y extracontractual

Magister en Contratación Estatal.